Die Arconda Systems AG versteht unter Prozessmanagement die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ein praktikabler Ansatz umfasst nicht nur technische, sondern auch organisatorische und strategische Aspekte und regelt die Einbindung und Führung der Prozessbeteiligten.
eControl ist ein Tool, ein Werkzeug, zur Umsetzung der Ziele des Prozessmanagements.
Die Formulare und Checklisten von eControl sind ein Spiegelbild der individuellen Prozesse eines Unternehmens.
Prozessanalyse
Das Prozessmanagement beginnt mit einer Prozessanalyse, im Zuge derer der/die zu betrachtende/n Prozess/e abgegrenzt werden. Es erfolgt eine Festlegung der Zielsetzungen – z. B. Safety, Qualität oder Ökonomie. Anschließend sollte auch das Messverfahren bzw. die Kennzahlen bestimmt werden können.
Prozessbeschreibung
Für die Prozessbeteiligten wird jetzt eine stichwortartige Prozessbeschreibung benötigt, damit diese zuverlässig prüfen können, ob der Prozess wie geplant abgearbeitet wird oder ob er Abweichungen zeigt (SOLL/IST-Vergleich).
Im Rahmen der Prozessbeschreibung sind grundsätzlich Datenschutzanforderungen zu berücksichtigen.
Mit der Prozessbeschreibung steht fest, welche Informationen wann von wem bereitgestellt werden können und welche Organisationseinheit für ein Review bzw. eine Analyse des Datenbestandes verantwortlich ist.
Die Prozessbeschreibung wird i. d. R. im Dokumentenarchiv von eControl abgelegt.
Formular- bzw. Checklistenerstellung mit eControl
eControl stellt einen Formularbaukasten vom Textfeld bis zur Checkbox bereit, um beliebige Formulare gestalten zu können. Dem Administrator steht ein Instrumentarium zur ergonomischen Gestaltung unter gleichzeitiger Beachtung von Datenschutzaspekten zur Verfügung.
Jedes in eControl kreierte Formular steht als ausdruckbares Erfassungsformular zur Verfügung, sofern eine Rohdatenerhebung direkt an einem Endgerät nicht zweckmäßig ist.
Datenerfassung mit eControl
Der Anwender wählt das gewünschte Formular aus dem Formular- und Checklistenpool und kann die Datenerfassung direkt in eControl vornehmen. Zahlreiche Bedienerhilfen erleichtern dem Anwender die korrekte Anwendung des Formulars und gewährleisten eine optimale Datenqualität ohne zusätzlichen Korrekturaufwand. Jede Nachbearbeitung wird gerichtsfest dokumentiert – es kann stets nachgewiesen werden, wer wann was geändert hat.
Berichtslegung mit eControl
Die in eControl erfassten Formular- und Checklisteninhalte werden über Berichtsgeneratoren bereichsweise oder bereichsübergreifend zusammengeführt.
Die jeweiligen Fachabteilungen filtern primär anhand des jeweiligen Formulartyps die für sie interessanten Informationen und können bei Relevanz weitere Informationen anfügen.
Statt des handschriftlichen Ausfüllen eines Formulars oder dem Ausfüllen am PC mit einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm erfolgt die Datenerfassung direkt in eControl.